Üniversitemiz 01.09.2015 tarihinden itibaren Elektronik Belge Yönetim Sistemine (EBYS) geçmiş olup, EBYS Birimi; Üniversitemiz bünyesinde kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sisteminde doğabilecek sorunlara müdahale etmek, son kullanıcı eğitimlerinde gerekli işlemleri takip etmek ve eğitimin verileceği ortamı hazırlamak, sunucularda doğabilecek sorunlara müdahale etmek ve sistemin sorunsuz çalışmasının sağlayarak devamlılığını sürdürmek için her türlü kontrol, denetim ve planlama işlerini takip etmektedir. Elektronik Belge Yönetim Sistemi, Kurumumuzdaki belge ve bilgi alış verişinin elektronik ortama aktarılmasını ve internet üzerinden bu bilgilerin anlık olarak yönetilmesini sağlama, koordinasyonu yapma ve sistemin kararlılığını sağlamak amacıyla gerekli rutin incelemeleri yapmaktan sorumludur.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (Ebys) - Sistem Yöneticisi Görev ve Sorumluluk Alanları aşağıda belirtilmiştir.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (Ebys) - Sistem Yöneticisi Görev ve Sorumluluk Alanları

  • Üniversitemiz içerisinde tüm birimlerin Elektronik Belge Yönetim Sistemini sorunsuz bir şekilde kullanmalarına olanak sağlamak,
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemini kullanacak Akademik ve İdari personellerin sisteme giriş için gerekli olan bilgilerin (kullanıcı adı, e-posta, birim vb.) tanımlamalarının yapılmasını sağlamak,
  • Kurumumuzda açılan veya kapanan birimlerin Elektronik Belge Yönetim Sistemine tanımlamak ya da çıkarmak,
  • Elektronik Belge Yönetim Sisteminde doğabilecek sorunların giderilmesini (kullanıcı oluşturma, yetkilendirme, şifre işlemleri, gelen, giden ve havaleden kaynaklanan kullanıcı hataları) ve düzeltilmesini sağlamak,
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinde genel olarak tanımlı iş akışlarının kontrolünü sağlamak ve doğabilecek sorunlara müdahale etmek,
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinde Rol bazlı yetkilendirme işlemlerini takip etmek,
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi içerisinde Üniversitemiz Birimlerin ve personellerinin gerekli yetkilendirme ve tanımlamalarını sağlamak,
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi içerisinde Üniversitemiz için gerekli olabilecek form tasarımını yapmak ve hazırlanan formu sistem üzerine aktarmak,
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi içerisinde hazırlanan Evrak Şablonu ve Formların gerekli İş Akış tanımlamalarını yapmak veya sağlamak,
  • Elektronik Belge Yönetim Sisteminin yüklenmiş olduğu Sunucularda doğabilecek sorunlara müdahale için Firma personeline gerekli ortamı ve izinleri sağlamak,
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemine birden fazla yanlış giriş yapıldığında oluşan bloke işlemlerini kaldırmak,
  • Kullanıcıların izin veya görevden erken dönüşlerinde, sistemi tekrar kullanımlarına açmak
  • Kullanıcılardan gelen sorunları düzeltmek veya Üniversitemiz için yetkilendirilen Firma personeline iletip gerekli işlemleri takip etmek,
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi için Ebys Birim Sorumlularına gerekli Eğitimi vermek ve güncellemeler ile ilgili bilgileri aktarmak ve uygulanabilirliğini takip etmek ve gerekli ortamın hazırlanmasını sağlamak,
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi için Ebys Birim Sorumluları tarafından Eğitici Eğitimi verilecek personellere eğitimlerin verilmesi hususunda işlemleri takip etmek ve gerekli ortamın hazırlanmasını sağlamak,
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemini kullanacak personeller için gerekli tüm yardım dokümanlarının teminini sağlamak ve Kurumumuz Ebys sayfasından yayınlamak,
  • E-imza ile ilgili işlemlerde gerekli koordineyi sağlamak.
  • EBYS Birimi görev ve sorumluluk alanlarına ilişkin faaliyetleri yerine getirirken gizlilik dereceli belgelerin (Çok Gizli, Gizli, Kişiye Özel, Hizmete Özel) gizliliğine riayet eder. Gizlilik dereceli belgelere ilişkin işlemler belgenin içeriği görüntülenmeyecek şekilde yerine getirilir.

Abant İzzet Baysal Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Gölköy Kampüsü 14030 Gölköy/BOLU     

Telefon: +90 374 254 10 00 / 1809 - 1829                                     Faks: +90 374 253 45 26

KEP Adresi: aibu@hs01.kep.tr

Go to top